Rechtliche Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation (eGo-Mail)
1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Die Gemeinde Illingen bietet mit dem virtuellen Briefkasten eGo-Mail die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung.
Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des saarländischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (SVwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht. Die Gemeinde Illingen eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der auf diesen Seiten dargelegten Bedingungen.
Bitte beachten Sie, dass die hier veröffentlichten Rahmenbedingungen ausschließlich für die elektronische Kommunikation mit der Gemeinde Illingen gelten. Sofern Sie auch mit anderen saarländischen Kommunen und Verbänden rechtsverbindlich elektronisch kommunizieren möchten, informieren Sie sich bitte auf deren Homepage.
2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation
2.1 Formfreie Vorgänge
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin per E-Mail an alle auf www.illingen.de oder gemeindlichen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen geschickt werden.
2.2 Formgebundene Vorgänge
Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen bzw. die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein. Vorgänge dieser Art können Sie an den virtuellen Briefkasten eGo-Mail der Gemeindeverwaltung rechtsverbindlich und sicher elektronisch schicken.
3. Rahmenbedingungen für die Nutzung von eGo-Mail
Sie haben die Möglichkeit an jede übermittelte Nachricht Dateianhänge (Anlagen) hinzuzufügen. Diese dürfen eine maximale Größe von 4 MB nicht überschreiten.
Da bei der Gemeinde Illingen nicht alle Dateiformate verarbeitet werden können, sind nur folgende gängige Formate zur Übermittlung zugelassen:
- Textformate: txt, rtf
- Sonstige: pdf
Dateien mit aktiven Inhalten (z.B. Makros) dürfen nicht übermittelt werden.
Die Abgabe von Angeboten nach Vergabeverfahren, z.B. VOB, VOL, auf dem elektronischen Weg wird ausgeschlossen.
Die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit Eigenbetrieben der Gemeinde Illingen ist auf diesem Wege ausgeschlossen.
Die Angabe einer vollständigen Absenderadresse in der übermittelten Visitenkarte ist zwingend erforderlich. Die Verwendung eines Pseudonyms ist nicht zulässig.
Übersandte Vorgänge, die diesen Rahmenbedingungen nicht entsprechen, erlangen keine Rechtsverbindlichkeit. Sollten Dokumente fehlen oder nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung der Behörde.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass der Bescheid bzw. die Rückmeldung der Behörde derzeit noch per Briefpost erfolgt.
4. Datenschutz
Alle persönlichen Daten werden im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen behandelt.
5. Technische Voraussetzungen
Sie benötigen dazu:
- Betriebssystem: Windows 2000, Windows XP, Linux Red Heat ab 8.0 oder SuSE ab 8.0
- JAVA TM Runtime Enviroment in Version 6 update 11. Download der Windowsversion
- Digitale Signaturkarte mit qualifizierter Signatur und Kartenlesegerät: Welche Signaturkarten und Lesegeräte unterstützt werden, können Sie hier nachlesen.
- Software Govello (eGo-Mail) der Firma Bremen online Service GmbH . Diese wird beim erstmaligen Herunterladen des virtuellen Briefkastens automatisch installiert. Voraussetzung ist die korrekte Installation der JAVA-Runtime (siehe Technische Voraussetzungen Nr. 2). Auftretende Sicherheitswarnungen sollten Sie mit Starten / Installieren beantworten, da sonst eGo-Mail nicht genutzt werden kann. Der erstmalige Vorgang kann aufgrund der großen Datenmenge je nach Internetverbindung einige Zeit in Anspruch nehmen. Bitte haben Sie hierfür Verständnis. Nach einmaligem Herunterladen steht Ihnen unser virtueller Briefkasten jeder Zeit zur Verfügung.
Weitere Hinweise zur Installation und zur Nutzung von eGo -Mail entnehmen Sie bitte der Anwenderdokumentation.
Unseren virtuellen Briefkasten eGo-Mail können Sie hier kostenlos downloaden.
Haftungsausschluss: Die Gemeinde Illingen schließt jegliche Haftung zur Nutzung von eGO-Mail aus. Es wird keine Gewähr dafür übernommen, dass das System stets zur Verfügung steht.